Een administratie-agent die uw papierwerk verwerkt zodra het binnenkomt
De bonnetjes liggen in het dashboardkastje, de facturen in drie mappen en de webshoporders in een systeem dat niets met uw boekhouding deelt. Elk kwartaal kost dat u een paar avonden — en uw accountant een paar vragen.
De oude wereld
Het is niet moeilijk. Het stapelt alleen op.
Een bonnetje invoeren duurt een minuut. Honderdvijftig bonnetjes op een zondagavond in maart duren een avond, en dan bent u nog niet bij de vraag welke er ontbreken. Administratie is geen ingewikkeld werk; het is werk dat wraak neemt als u het uitstelt.
En het is niet alleen tijd. Een bon die u kwijt bent, is btw die u niet terugkrijgt. Een betaling die u niet kunt thuisbrengen, is een uur zoeken. En een administratie die rommelig binnenkomt, is een rekening van uw boekhouder die hoger uitvalt dan nodig.
Voorbeeld: een gemiddelde eenmanszaak
- Bonnetjes en facturen invoeren, per maand
- 4 uur
- Betalingen zoeken en koppelen, per maand
- 1 uur
- Tijd per jaar
- 60 uur
- Anderhalve werkweek, plus de btw op zoekgeraakte bonnen
- 60 uur per jaar
Voorbeeldcijfers. Wat het u werkelijk kost, hangt vooral af van hoeveel u nu uitstelt.
De kanteling
Verwerken op het moment dat het binnenkomt, niet aan het eind van het kwartaal
Een bonnetje dat u fotografeert bij de kassa is een bonnetje dat u niet kwijtraakt. Een webshoporder die betaald wordt, is een factuur die zichzelf kan schrijven. Het werk is niet zwaar — het moet alleen gebeuren op het moment dat het langskomt, en dat is precies het moment waarop u iets anders aan het doen bent.
De agent leest wat er binnenkomt, haalt de bedragen en de btw eruit, en zet het klaar in uw boekhouding. Wat hij zeker weet, boekt hij. Waar hij twijfelt, laat hij het als concept staan met de reden erbij — hij gokt niet met uw cijfers.
Een boekhouder ziet uw administratie vier keer per jaar. Uw agent ziet 'm elke dag, en dat is precies waarom er aan het eind van het kwartaal niets meer te repareren valt.
En hij denkt vooruit voor de bank: elke factuur krijgt een referentie waarmee de betaling straks vanzelf te koppelen is. Dat is één regel werk aan de voorkant, en een uur zoeken minder aan de achterkant.
Een maand met Jannes
Wat er gebeurt zonder dat u iets opbergt
Jannes doet onze eigen administratie. Dit is een gewone maand, uit zijn eigen verwerking.
- Doorlopend Elke betaalde webshoporder wordt automatisch een factuur in de boekhouding, met de referentie waarmee het bankafschrift straks te matchen is.
- Bij binnenkomst Een foto van een bon via de telefoon wordt gelezen, herkend en als inkoopfactuur klaargezet. Bedrag, btw en leverancier eruit gehaald.
- Bij twijfel Een onduidelijke bon of een dubbele factuur blijft als concept staan, met de reden erbij. U beslist, hij boekt niet zomaar.
- Wekelijks De betalingen worden langsgelopen: wat is gekoppeld, wat staat nog open, en welke klant is te laat.
- Eind van de maand Een overzicht in gewone taal: wat er is verwerkt, wat er nog op u wacht en of er iets ontbreekt.
Aan het eind van het kwartaal is er niets in te halen, want er is niets blijven liggen.
Waarom beter, niet alleen goedkoper
Wat een boekhoudpakket niet voor u doet
Een boekhoudpakket is een lege schuur: het bewaart wat u erin zet. Het gaat niet achter uw bonnetjes aan, het merkt niet dat er iets ontbreekt, en het vertelt u niet dat een klant al zes weken niet betaald heeft.
- Hij leest wat u fotografeertBedrag, btw, datum en leverancier komen uit het beeld. U hoeft alleen nog de foto te maken, het liefst meteen bij de kassa.
- Hij denkt aan de bankElke factuur krijgt een referentie waarmee de betaling later vanzelf op zijn plek valt. Dat scheelt het zoekwerk waar niemand voor betaalt.
- Hij twijfelt hardopOnduidelijk of dubbel? Dan blijft het staan als concept, mét de reden. Een verkeerde boeking is duurder dan een openstaande vraag.
- Hij ziet wie niet betaaltOpenstaande facturen worden niet pas zichtbaar als u ernaar zoekt. U hoort het terwijl het nog beleefd is om ernaar te vragen.
- Uw accountant is er blij meeEen administratie die het hele jaar klopt, kost aan het eind minder uitzoekwerk. Dat merkt u aan de factuur die daarna komt.
De nieuwe wereld
Wat er verandert aan uw kwartaal
De avonden vóór de aangifte verdwijnen, want er valt niets in te halen. De bonnetjes zitten er al in, de facturen staan klaar, en de betalingen zijn gekoppeld zodra ze binnenkwamen.
En u krijgt iets terug wat u tot nu toe alleen achteraf had: zicht op hoe u ervoor staat, op elk moment in plaats van drie maanden later.
Geen stapel meer. Alleen nog een administratie die al klopt.
Beginnen
Wat u zelf moet doen
Uw boekhoudpakket aanwijzen en één keer afspreken wat er automatisch mag en wat u eerst wilt zien. Wij koppelen uw webshop, uw postvak en de bonnetjes-app, en laten hem eerst een maand meelopen zonder te boeken — zodat u zijn werk kunt controleren voordat u erop vertrouwt.
Veelgestelde vragen over een administratie-agent
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Met de gangbare pakketten wel; bij ons draait het op Jortt. Is het uwe niet te koppelen, dan zeggen we dat vóórdat we beginnen — niet nadat u heeft betaald voor een onderzoek.
Boekt hij dingen verkeerd?
Alleen wat hij zeker weet, wordt geboekt. De rest blijft als concept staan met de reden erbij. En alles is terug te draaien, want elke boeking is te herleiden tot het document waar hij vandaan komt.
Vervangt dit mijn boekhouder?
Nee, en dat is ook niet het doel. Uw boekhouder controleert, adviseert en dient in. Wat verdwijnt is het invoerwerk waar hij te duur voor is en u te weinig tijd voor heeft.
Hoe zit het met mijn gegevens?
Uw administratie blijft in uw eigen boekhoudpakket staan, op uw eigen account. Wij bouwen de verwerking eromheen; we worden niet de plek waar uw cijfers wonen.
Wat kost een administratie-agent?
Dat hangt af van hoeveel documenten er per maand langskomen en welke koppelingen er nodig zijn. Een standaardprijslijst hebben we bewust niet. We beginnen met tellen hoeveel bonnetjes en facturen u per maand daadwerkelijk verwerkt.